1. Definities en afkortingen

Term/afkorting	Definities
Opdrachtnemer	TM ROCO, met maatschappelijke zetel gelegen te Laarstraat 16 bus 1 – Garden Square Blok C, 2610 Wilrijk en geregistreerd in het KBO onder het nummer BE 0678.488.868
Opdrachtgever	Beheersmaatschappij Antwerpen Mobiel NV, afgekort als BAM, handelend onder de benaming “Lantis” met maatschappelijke zetel te Sint-Pietersvliet 7, 2000 Antwerpen en geregistreerd in het KBO onder het nummer BE0860.139.085
Verwerkingsverantwoordelijke	de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt; wanneer de doeleinden en middelen van een dergelijke verwerking worden bepaald door de wetgeving van de Europese Unie of van een lidstaat, kan de verwerkingsverantwoordelijke of de specifieke criteria voor zijn benoeming worden bepaald door de wetgeving van de Europese Unie of van deze lidstaat.
AVG	EU Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679.
Persoonsgegevens	alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“Betrokkene”);
Verwerker	natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of andere instantie die namens de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt
Derde partij	Elke partij die geen Betrokkene, Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerker of Subverwerker is onder deze Privacy Policy of een persoon die gemachtigd is om Persoonsgegevens te verwerken onder het directe gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker

2. Inleiding

In het kader van haar activiteiten voor de realisatie van de ‘Oosterweelverbinding –Rechteroever perceel 3b’ (“het Project”), toegewezen aan haar door Lantis (“Opdrachtgever”), verzamelt TM ROCO (“Opdrachtnemer”) verschillende soorten Persoonsgegevens.

De Opdrachtnemer hecht veel belang aan het verzamelen en veilig, transparant en vertrouwelijk verwerken van Persoonsgegevens. Zij wil zorgvuldig omgaan met de gegevens van haar medewerkers, onderaannemers en leveranciers, met name in verband met verlies, schending, fouten, onbevoegde toegang of ongeoorloofde verwerking.

Wij vragen u om deze Privacy Policy zorgvuldig te lezen omdat het belangrijke informatie bevat hoe en waarom de Opdrachtnemer Persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

Door het verstrekken van uw Persoonsgegevens erkent u uitdrukkelijk dat u deze Privacy Policy hebt gelezen en dat u uitdrukkelijk instemt met de inhoud als het verzamelen en verwerken van de gegevens.

3. Doel van de verwerking

De Opdrachtnemer verwerkt Persoonsgegevens opdat zij haar activiteiten kan uitvoeren op de best mogelijke manier en met inachtname van alle wettelijke bepalingen terzake. De Persoonsgegevens die door u of uw werkgever aan de Opdrachtnemer worden verstrekt, worden door de Opdrachtnemer verwerkt voor de volgende doeleinden:

1. identificatie en authenticatie van alle personen die op de bouwplaats van de Opdrachtnemer werken;
2. voldoen aan sociale wettelijke verplichtingen en regelgeving (elektronische aanwezigheidsregistratie, melding art. 30bis, LIMOSA-aangifte,…);
3. vast te stellen of de personen aanwezig op de bouwplaats in het bezit zijn van de vereiste documenten en certificaten;
4. voldoen aan de vigerende veiligheidse en gezondheidsreglementering en meer bepaald de “Welzijnswet” en haar uitvoeringsbesluiten, de wettelijke en reglementaire voorschriften inzake milieu, evenals de verplichtingen die voortvloeien uit de stedenbouwkundige en milieuvergunningen en andere administratieve toelatingen die zijn uitgereikt voor het betrokken Project, alsmede andere van toepassing zijnde wet- en regelgeving;
5. onderhandeling, sluiting en uitvoering van overeenkomsten met de betrokken contractpartijen;
6. het beheer van leveranciers/onderaannemers en dienstverleners van welke aard ook.

Als de Opdrachtnemer van plan is uw Persoonsgegevens te gebruiken voor doeleinden die geen verband houden met de hierboven vermelde doeleinden, zal de Opdrachtnemer u hiervan onverwijld op de hoogte stellen (bijvoorbeeld door deze Privacy Policy “op de bouwplaats” aan te passen).

4. Persoonsgegevens

De Opdrachtnemer zal niet meer Persoonsgegevens verzamelen dan nodig is. Het kan zijn dat u (of uw werkgever) ondermeer de volgende Persoonsgegevens meedeelt :

• uw identiteitsgegevens en contactgegevens (naam, beroep, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, taal, nationaliteit, geslacht, bankrekeningnummer, locatiegegevens, gegevens over uw activiteiten op onze website, internetbrowser, IP-
• adres, rijksregisternummer, …). Voor sommige specifieke wettelijke vereisten (elektronische aanwezigheidsregistratie, melding art. 30bis, LIMOSA-aangifte) is het evenwel mogelijk dat u bijkomende gegevens dient te verstrekken en dit voornamelijk om uw aanwezigheid vast te stellen (zoals E-ID-gegevens (inclusief foto), Limosa-nummer);
• Opleidingscertificaten (zoals VCA-certificaat en/of andere);
• Gegevens vermeld in het veiligheidspaspoort (zoals medische geschiktheid);
• Tijdsregistratie “in” & “out”.

Tijdens de bouwactiviteiten op de bouwplaats, is het mogelijk dat de Opdrachtnemer foto’s maakt van de aanwezigen. Deze foto’s kunnen later worden gebruikt (i) om de voortgang van de werken te beoordelen, (ii) voor commerciële en promotionele doeleinden. Voor foto’s, video’s en audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die beogen om uw persoon als centrale figuur neer te zetten en te promoten, wordt uitdrukkelijk om uw toestemming gevraagd bij gebruik voor promotionele doeleinden.

U draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de volledigheid en juistheid van de persoonlijke gegevens die u verstrekt. Als uw Persoonsgegevens niet (meer) actueel zijn, vragen wij u om ons hiervan onverwijld in kennis te stellen.

5. Duur van de verwerking

Persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt voor een welbepaalde tijd, afhankelijk van:

• het doel van de verwerking;
• de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Opdrachtnemer
• zolang de Opdrachtnemer hier wettelijk toe verplicht is; en
• de relatie (contractueel of anderszins) tussen de betrokken partijen.

Gegevens van de Opdrachtgever, leverancier of onderaannemer zullen in elk geval uit de Opdrachtnemer-systemen worden verwijderd na 15 jaar vanaf de beëindiging van het relevante contract of vanaf het einde van het Project, behalve voor gegevens van persoonlijke aard die de Opdrachtnemer verplicht is langer te bewaren op basis van specifieke voorschriften of in het geval van evt. hangende gerechtsprocedures waarvoor Persoonsgegevens noodzakelijk en/of wenselijk zijn.

6. Rechten

In overeenstemming met en onder de voorwaarden van de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), informeren wij u hierbij dat u op uw verzoek over de volgende rechten beschikt :

• Recht op toegang : u heeft het recht om kosteloos te vragen welke Persoonsgegevens de Opdrachtnemer over u verzamelt en verwerkt, en om na te gaan voor welk doel ze worden gebruikt.
• Recht op rectificatie : u heeft het recht om een rectificatie (correctie) van uw Persoonsgegevens die onjuist zijn en het recht om Persoonsgegevens (over u) aan te vullen/wijzigen die onvolledig zijn.
• Recht op vergeten te worden vergeten of om gegevens te beperken : u heeft het recht om Persoonsgegevens over u te (laten) wissen en om de verwerking van dergelijke gegevens te (laten) beperken onder de omstandigheden en de voorwaarden bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Opdrachtnemer heeft evenwel het recht om te weigeren gegevens te wissen of te beperken indien deze nodig zijn voor de salarisverwerking, het vervullen van een wettelijke verplichting of voor een gerechtvaardigd belang, op voorwaarde dat dergelijke gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens : u heeft het recht om de persoonlijke gegevens die u aan de Opdrachtnemer hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat.
• Recht op bezwaar : u heeft het recht om u tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens te verzetten wegens ernstige en gerechtvaardigde redenen. U kan zich echter niet verzetten tegen de verwerking van gegevens die nodig zijn voor de Opdrachtnemer om een wettelijke verplichting na te komen, een arbeidsovereenkomst af te sluiten of voor een gerechtvaardigd belang, op voorwaarde dat dergelijke gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.
• Recht op intrekking van toestemming : wanneer de verwerking van Persoonsgegevens gebaseerd is op voorafgaande toestemming, heeft u het recht om die toestemming in te trekken. Deze Persoonsgegevens worden dan alleen verwerkt als de Opdrachtnemer een andere wettelijke basis heeft om de verwerking te rechtvaardigen.

U kunt de bovenvermelde rechten uitoefenen door contact op te nemen met: privacy@TMROCO.be Wij reageren zo spoedig mogelijk op uw verzoek, maar in elk geval binnen de vier weken.U heeft daarnaast ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit.

7. Overdracht van gegevens aan derden

7.1. Verwerking door derde partijen

Persoonsgegevens die de Opdrachtnemer verzamelt of verwerkt, kunnen worden overgedragen aan en/of verwerkt door derde partijen (bv. IT-leverancier, accountant, auditor), evenals door elke administratieve en/of overheidsinstantie (bijv. in het geval van melding art. 30bis of de elektronische aanwezigheidsregistratie).

Specifiek op basis van het contract dat de Opdrachtnemer heeft met de Opdrachtgever worden persoonsgegevens gedeeld met de Opdrachtgever via een gemeenschappelijke databank (Digitaal Toegangsbeheer – “DTB”) in die zin dat:

• de Opdrachtgever toegang heeft tot alle gegevens en documenten in het kader van de werfopvolging en contractbeheersing;
• de Opdrachtgever geanonimiseerde gegevens kan verwerken in haar rapportering naar diverse stakeholders;
• persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met andere overheidsinstanties in het kader van de uitvoering van hun opdracht inzake toezicht op naleving van wetten (sociale wetgeving, wetgeving sociale zekerheid, welzijnswetgeving, wetgeving inzake wonen,…).

Vermits deze derde partijen uw gegevens namens de Opdrachtnemer verwerken en dus optreden als (sub)verwerkers, sluit de Opdrachtnemer met deze derde partijen een verwerkersovereenkomst om hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens te waarborgen. De Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingsactiviteiten.

De medewerkers, managers en/of vertegenwoordigers van de genoemde dienstverleners of overheidsinstanties, alsmede de door hen aangewezen gespecialiseerde dienstverleners, zijn verplicht om uw Persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en kunnen deze gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze gebruikt worden.

7.2. Doorgifte buiten de EER

Het is mogelijk dat één of meer van deze derde partijen zich buiten de Europese Economische Ruimte

(“EER”) bevinden. Persoonsgegevens worden evenwel enkel aan dergelijke derde partijen doorgegeven, rekening houdend met de mogelijkheden en beperkingen binnen de AVG.

7.3. Andere overdrachten van Persoonsgegevens

Indien nodig kunnen Persoonsgegevens aan andere derde partijen worden overgedragen. Dit kan gebeuren in geval van een gedeeltelijke of volledige reorganisatie van de Opdrachtnemer, als zijn activiteiten worden overgedragen of in geval van faillissement.

Het is ook mogelijk dat uw Persoonsgegevens moeten worden overgedragen als gevolg van een gerechtelijk bevel of om aan een bepaalde wettelijke verplichting te voldoen.

In dergelijk geval zal de Opdrachtnemer zich inspannen om u vooraf te informeren over deze mededeling aan anderederde partijen.U erkent en begrijpt echter dat dit onder bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar zal zijn of dat wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

De Opdrachtnemer zal uw Persoonsgegevens in geen geval verkopen of beschikbaar stellen aan marketingkantoren voor promotiecampagnes of gelijkaardige dienstverleners zonder uw voorafgaande toestemming.

8. Technische en organisatorische maatregelen

De Opdrachtnemer zal alle redelijke en gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen om de gegevens te verwerken tot een voldoende beveiligingsniveau en om uw Persoonsgegevens te beschermentegen vernietiging, verlies, vervalsing, ongeoorloofde toegang of onbedoelde kennisgeving aan derden, evenals tegen elke ongeoorloofde verwerking van deze gegevens. Dit gebeurt o.m. door middel van het IT-beveiligingsbeleid, door training van medewerkers en door gebruik te maken van beveiligde opslag en verbindingen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of als u aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact met ons op via privacy@TMROCO.be.

In geen geval kan de Opdrachtnemer aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade veroorzaakt door onjuist of onwettig gebruik van Persoonsgegevens door een derde partij.

9. Toegang door derden

Om uw Persoonsgegevens te verwerken verleent de Opdrachtnemer toegang tot uw persoonlijke gegevensaan haar werknemers, (externe) medewerkers en consultants, evenals aan haar onderaannemers. Toegang wordt alleen verleend aan die werknemers, medewerkers, agenten en onderaannemers die uw Persoonsgegevens nodig hebben om hun werk voor de Opdrachtnemer uit te kunnen voeren.

De Opdrachtnemer garandeert een soortgelijk beschermingsniveau door contractuele verplichtingen op te leggen aan zijn werknemers, (externe) medewerkers en consultants, evenals aan haar onderaannemers.

10. Geschillenregeling

Behalve in geval van strijdige bepalingen van dwingend recht, is het Belgische recht van toepassing op deze Privacy Policy.

In geval van betwisting zijn alleen de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd.